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企業の競争力向上を図るファイリング研究 (4116226)

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企業の競争力向上を図るファイリング研究
-ペーパーファイリングの基礎から電子文書管理のポイントまで~
-TPP、ディスカバリー、IT訴訟に対応する文書管理ルール策定のポイント~

本セミナーでは、ファイリングの基礎から文書管理全体に及ぶポイントの講義に加え、各管理プロセスでどのようなことをルール化し、徹底していくかについて具体的かつ実践的に解説していきます。

日時

2016年9月12日(月) 10:00-17:00

カテゴリー

業務遂行スキル専門スキル

講師

大多和剛 氏
(インフォマネージ株式会社 代表取締役  一般社団法人日本経営協会講師 上級文書情報管理士(JIIMA))

参加費

JUAS会員/ITC:33,000円 一般:42,000円(1名様あたり 消費税込み、テキスト込み)【受講権利枚数1枚】

会場

一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会(日本橋堀留町2丁目ビル2階)

対象

SE、マネージャー、リーダー及びドキュメントの維持管理を担当される事務担当者・PMOスタッフ初級

開催形式

講義

定員

24名

取得ポイント

※ITC実践力ポイント対象のセミナーです。(2時間1ポイント)

ITCA認定番号

ITCC-CPJU9329

ITCA認定時間

6

主な内容

仕事に必要な文書を、必要なときにすぐに取り出して活用するためのファイリングシステムは、すべての職場において生産性を上げるために欠かせない手段であるばかりでなく、内部統制対応や契約トラブルなど訴訟対応をスムーズに進める上でも欠かせないしくみです。企業として、適正なファイリングシステムを実践することは、ドキュメントの電子化が進んだ今日において、ますますその重要性が認識されています。

ファイリングシステムとは、ややもすると文書の整理整頓と狭くとらえられがちです。しかし、それは決してファイリングシステムの目的ではなく、本質はあらゆる文書の発生から廃棄までのライフサイクルをトータル管理することであり、この管理技法は、紙であろうが電子文書であろうが変わることはありません。

また従来紙で管理していた文書を電子化し、情報管理をITインフラで処理することで、文書処理プロセスの効率化及びコスト削減が可能となり、企業の競争力向上を図れ、顧客等からの照会やCSRへの対応も柔軟にできるようになります。

つまり、組織内のあらゆる文書の所在管理、スケジュール管理、目録管理、そして媒体管理を同時に適正に実現することがファイリングシステムの真髄なのです。

本セミナーでは、ファイリングの基礎から文書管理全体に及ぶポイントの講義に加え、各管理プロセスでどのようなことをルール化し、徹底していくかについて具体的かつ実践的に解説していきます。


<内容>
第1部 ファイリングシステムの基礎知識とファイリングが不備なためにおこる具体的企業リスク 
1 ファイル管理の基本技法-アナログ管理技法からデジタル管理技法への応用
   ・職場のドキュメント管理の基本的問題(不要文書の氾濫、必要文書の紛失、私物化など)
   ・国及び世界の文書管理体制の基礎知識(ISO15489、公文書管理法、自治体クラウド)
   ・解決策としてのファイリングシステムとは-情報共有の徹底と即時検索の実現
   ・ファイリング・ツールの紹介と利用方法
2 整理整頓からライフサイクル管理へ
   ・レコード・マネジメントのサイクル(生から廃棄までのライフサイクル管理)
   ・ドキュメントの“保管システム”と“保存システム”の考え方
   ・不要文書の見極め方と廃棄方法(社員レベル/職場レベル)
   ・保管システムの共有範囲と権限付与の考え方
3 ファイリングが不備なためにおこる具体的な経営リスク
   ・契約トラブル、訴訟トラブル
   ・TPP時代をにらんだトータル・ファイリングシステム
4 発生から廃棄の一元管理-トータルファイリングシステムの構築と運用

第2部 文書管理の各プロセスのルール(ガイダンス・規定細目)の策定
1 トータルファイリングシステムとは
    -文書の発生から廃棄までのライフサイクル管理をプロセスごとに徹底解剖する
   ・文書管理規定の作成方法
2 発生(作成)のルール化
    -業務単位でどんな文書を作成し、何を記録するかを明確に
   ・どこから始めればよいか-業務分析と作成すべき文書の明確化
3 伝達のルール化
    -起案すべき業務が、適正な起案決裁プロセスを経ているか
    -必要な情報が必要とする人々に伝達・識別されているか
4 保管のルール化
    -完結した文書を、それぞれの職場内で保管するルール
   ・検索性の向上-3分、30秒のルールとは
   ・具体的なファイリング手法(バーティカル方式、ボックス方式、簿冊式)
   ・不要文書の廃棄徹底と共有場所の確保      
   ・部門サーバー内のフォルダー構成
   ・紙文書と電子文書の切り分けをどう考えるか
5 保存のルール化(アーカイブズの適正化)
    -各事務室内から、専用の書庫(アーカイブズ)への移管-3年以上保存する場所の確保
      ・保存年限の種類と設定例(他社事例)
   ・アーカイブズの利用とアウトソーシングする際の留意点
6 廃棄のルール化
   -保存年限満了文書の確実な廃棄方法の確立
   ・紙文書の廃棄と電子文書の廃棄
   ・保存年限延長のルール
7 電子ファイリングの効果と導入方法
   ・電子ファイリングの効果と押さえておくべき項目
   ・電子文書の属性情報における留意点(メタデータ等)
   ・電子メールの取り扱いルール-保存期間のルール化
   ・電子ファイリングの導入と留意点-デジタル化のフロー及び作成要件  

第3部 グループワーク
  発生から廃棄までの問題発見と解決についての整理(話し合いによる問題点の共有)

第4部 講評と総括
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